6 Bước quy trình tổ chức sự kiện chuẩn cho doanh nghiệp

Nếu như đã hiểu được khái niệm tổ chức sự kiện là gì? Chắc chắn quý khách đã nhận thấy được tầm quan trọng của hoạt động này đối với hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên quy trình tổ chức sự kiện như thế nào thì không nhiều doanh nghiệp nắm rõ. Hãy cùng Minh Châu Event Media đi tìm hiểu quy trình chuẩn và những yếu tố tạo nên sự thành công của sự kiện qua nội dung bài viết này.

Quy trình tổ chức sự kiện mẫu

Quy trình tổ chức sự kiện là một loạt các bước và hoạt động liên quan đến việc tổ chức một sự kiện, từ việc xác định mục đích và mục tiêu của sự kiện đến việc hoàn thành các chi tiết về chuẩn bị và tổ chức chính thức của sự kiện. Bao gồm các bước như xác định nội dung và mục tiêu của sự kiện, chọn địa điểm và ngày giờ, xây dựng kế hoạch chi tiết, tiến hành chuẩn bị và tổ chức sự kiện, và quản lý và đánh giá sau sự kiện. Quy trình này cần phải được thực hiện một cách chuyên nghiệp và kỹ lưỡng để đảm bảo sự thành công của sự kiện.

Là một trong những công ty nổi bật trong Ngành tổ chức sự kiện. Minh Châu Event Media có cơ hội được làm việc với nhiều nhãn hàng lớn. Do đó đúc kết ra được một quy trình cơ bản được chia làm các giai đoạn sau.

Quy trình tổ chức sự kiện trong giai đoạn đầu

Xác định chủ đề sự kiện

Xác định chủ đề sự kiện là bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện, vì nó cung cấp cho bạn một hướng dẫn về nội dung, mục tiêu và cảm hứng cho sự kiện của bạn. Để xác định chủ đề cho sự kiện, bạn cần phải suy nghĩ về mục đích của sự kiện, những đối tượng mà bạn muốn tạo ra liên kết với sự kiện và cách mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của sự kiện đến đối tượng đó.

Ví dụ, nếu bạn tổ chức một sự kiện kinh doanh, chủ đề của sự kiện của bạn có thể là “Khởi nghiệp và tương lai của công nghệ”. Nếu bạn tổ chức một sự kiện tình nguyện, chủ đề của sự kiện của bạn có thể là “Tình nguyện và tạo sự thay đổi trong cộng đồng”.

Trước tiên, quý doanh nghiệp nên xác định rõ mục đích của buổi tổ chức sự kiện này, đưa ra những yếu tố cần thiết có trong sự kiện căn cứ vào đó quý doanh nghiệp xác định những công việc phải làm và phải trả lời được những câu hỏi sau:

Quy mô của sự kiện (lễ khai trương, hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, tổ chức sự kiện sinh nhật…)
Chủ đề của sự kiện là gì?
Khách tham dự là ai?
Địa điểm tổ chức sự kiện?
Thông điệp của sự kiện là gì?
Ngân sách dự trù là bao nhiêu?

Lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Trong khâu này, quý doanh nghiệp cần lập các nhóm nhằm mục đích chia đều ra những công việc theo từng mảng càng chi tiết càng giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp. Ngoài ra cần xác định mục tiêu, đối tượng tham dự, địa điểm, kế hoạch chi phí và nội dung cụ thể của sự kiện. Bạn cũng cần tìm hiểu về sở thích và nhu cầu của đối tượng tham dự, để tạo ra một sự kiện thú vị và hấp dẫn.

Đặc biệt quý khách cần cân nhắc ở nhóm lên ý tưởng vì đây sẽ là linh hồn của sự kiện, phải thực sự hiểu rõ dịch vụ, sản phẩm hướng đến để từ đó làm nên kịch bản chương trình khác biệt với các đối thủ cạnh tranh.

Kế hoạch phân chia nhân sự

Để góp phần làm nên thành công của một sự kiện thì luôn đòi hỏi sự chuyên nghiệp ở từng lĩnh vực khác nhau như: đồ họa (thiết kế), kỹ thuật (lắp ráp, điều chỉnh âm thanh ánh sáng, các thiết bị sự kiện), quản lý sự kiện, kế toán (ký và thanh toán hợp đồng),… Đây là bước xác định và phân công các nhiệm vụ cho từng thành viên trong đội ngũ tổ chức sự kiện. Kế hoạch này cần phải chi tiết và rõ ràng để mọi thành viên biết rõ vai trò và trách nhiệm của mình, giúp cho quá trình tổ chức sự kiện được tiến hành một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Do đó trước khi sự kiện tiến hành thực hiện quý doanh nghiệp cần đề ra danh sách nhân sự phù hợp với từng hạng mục trong sự kiện.

Giai đoạn trong sự kiện

Thực hiện kế hoạch

Dựa vào các khâu đã được lên sẵn trước đó, các bạn bộ phận nhân sự phải thực hiện theo đúng như kế hoạch trước đó để tránh xảy ra những điều xảy ra ngoài ý muốn. Mỗi bộ phận cần có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc của mình được giao, đúng kế hoạch, đúng thời hạn tránh sự kiện diễn ra chậm trễ làm ảnh hưởng đến những bộ phận khác.

Chuẩn bị, dàn dựng

Một sự kiện thường mất khoảng 2 tuần để chuẩn bị và thực hiện bao gồm các hoạt động sau:

Dựng sân khấu, banner, backdrop, standee
Đồng phục
Thuê PG, thuê các thiết bị hỗ trợ sự kiện
Liên lạc với các bên liên quan (Xin giấy phép tổ chức,..)
Gửi thiệp mời

Ngoài ra, sau khi hoàn thành các bước trên; quý doanh nghiệp nên cho sự kiện chạy thử từ 1 đến 2 lần trước khi ngày sự kiện diễn ra để tránh có những thiếu sót mà các khâu trong sự kiện còn mắc phải.

Tiến hành sự kiện

Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân viên theo kế hoạch đã đề ra trước đó. Những lúc phát sinh vấn đề ngoài dự kiến, cần tập hợp mọi người vào một chỗ để cùng giải quyết, không nên hoạt động riêng lẻ. Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra các trưởng bộ phận luôn thực hiện dựa trên bảng checklist và timeline của chương trình để tiện cho việc theo dõi nhân sự công việc đang thực hiện.

Giai đoạn sau sự kiện

Đây là thời điểm kết thúc cho toàn bộ quá trình. Dù không còn quá nhiều công việc cần làm thế nhưng đây là lúc để mọi người nhìn lại

Kết thúc sự kiện

Sau khi chương trình kết thúc, ekip tổ chức chương trình phải có nhiệm vụ thu dọn vật dụng trong sự kiện. Bàn giao lại những vật dụng đã thuê, dọn dẹp nơi tổ chức trả lại hiện trạng ban đầu tránh làm mất sự uy tín, sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Tổ chức họp rút kinh nghiệm

Khi sự kiện kết thúc, các bộ phận phải báo cáo lại tất cả các công việc đã thực hiện, làm được những gì và không làm được những gì đồng thời mỗi bộ phận nên viết lại một bản báo cáo trong các giai đoạn trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện để rút kinh nghiệm cho sự kiện lần sau.

Cách tổ chức sự kiện với quy trình tổ chức chuyên nghiệp

Để tổ chức một sự kiện thành công, tạo nên hiệu ứng cho nhãn hàng của quý doanh nghiệp thì cần có kế hoạch cụ thể, xác định mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường được. Và để góp phần cho sự kiện thành công Minh Châu Event Media xin đưa ra một số yếu tố cần thiết sau:

Tìm và xác địa điểm tổ chức sự kiện

Sau khi ấn định được ngày diễn ra sự kiện và xác định được chủ đề của sự kiện quý doanh nghiệp nên tìm ngay một địa điểm tổ chức phù hợp với sự kiện của mình, tốt nhất là nên hoàn thiện hợp đồng và các thủ tục liên quan đến địa điểm tổ chức càng sớm càng tốt để tránh việc bị mất chỗ “đột ngột”.

Gửi thư mời và có thông điệp

Thư mời được xem như là ấn tượng đầu tiên của khách mời nhìn thấy được ở doanh nghiệp vì thế nên chú trọng vào phần nội dung của thiệp mời như: cái gì, khi nào, ở đâu, những ai, tại sao và như thế nào,… có trong sự kiện của quý khách hàng.

Lên kế hoạch và luôn thực hiện theo kế hoạch

Các bước, các chi tiết nhỏ đã được lên kế hoạch từ trước cho từng người và deadline cụ thể. Quý doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mọi quy trình đều bám sát vào kế hoạch tránh làm sai dễ dẫn đến những điều không mong muốn.